基幹システム（ERP）を使用する業務をRPAで自動化する事例やデータ連携のメリット

基幹システム（ERP）とRPAの特徴と違い

まずは基幹システム（ERP）と業務の自動化を行うRPAの特徴や違いを押さえておく必要があります。

どちらも業務を効率化するためのシステムという点は同じですが、効率化するためのアプローチは異なります。

大雑把な分類をすると、ERPは業務を行うためのシステム、RPAは人間が行う業務の自動化、このように表すことができます。

ここでは、ERPとRPAの特徴や違いについて具体的に解説します。

基幹システム（ERP）とは

基幹システムはその名の通り、企業の基幹業務を管理するためのシステムであり、会計や人事などの業務に特化して効率化したものをいいます。

業務ごとに特化したシステムが独立していますが、ERPでは複数の独立した基幹システムを一元管理するパッケージシステムです。

一元管理することで、さまざまなデータを連携して利用することができるようになります。

その結果、経営判断が速くなり、部署をまたいだ業務が効率化できるなどのメリットがあります。

RPAとは

RPAは、従来は人が行っていた業務の一部を自動化するツールのことであり、パソコン上の作業を事前に指示した通り自動で行ってくれます。

単純作業であれば使用するアプリケーションなどの制限がなく、複数のシステムをまたいで動かすことができます。

それだけでなく、業務を自動化することで数字の入力ミスといった人的なミスの発生を削減することも可能です。

また、人が居なくても自動で動作できるため、時間外の運用といったさまざまなメリットがあります。

基幹システム（ERP）とRPAを組み合わせるメリット

基幹システムのERPと自動化のRPAを組み合わせて利用することで、大幅に業務効率化を進めることが期待できます。

実際に組み合わせてどのように業務に活かすかは業務内容によっても異なる部分はありますが、どのようなメリットがあるかを知っておけば自社の業務がどのように効率化できるか想像しやすくなるでしょう。

ここでは、組み合わせによって得られる主なメリットを2つご紹介します。

基幹システムへのデータ入力を自動化できる

基幹システムで業務を行う場合、会計や人事、販売に関わる部分など、さまざまな場面でデータの入力を行います。

一方、RPAではこのデータ入力の大部分を自動化することが可能です。

基幹システムへのデータ入力などはフォーマットが決まっていることが多いため、RPAと非常に相性が良いです。

人の手で作業していた場合と比較して圧倒的に短時間で入力できますし、何よりミスが少ないため業務を大幅に効率化することが可能となります。

基幹システムでの業務を効率化できる

基幹システムは多くの業務を支えるシステムですが、業務内容によっては基幹システムでカバーしきれない部分が存在します。

その際は、「基幹システムそのものをカスタマイズして対応するか」「業務自体を見直すことで対応するか」などがありますが、RPAを組み合わせることで基幹システムでカバーできない部分も対応できる可能性があります。

RPAはシステムを横断して作業を自動化できるため、応用範囲がとても広く、業務への影響を最小限に抑え導入がしやすいツールです。

基幹システム（ERP）とRPAの組み合わせ事例

基幹システムとRPAを組み合わせることで大きなメリットが得られるということをお伝えしましたが、具体的にどのような形で組み合わせれば良いのでしょうか。

以下では、ERPとRPAを組み合わせて活用している事例についてご紹介します。

活用事例は多くの業務に応用できるため、具体例を知っておくことで自社にも活用できるようになるでしょう。

顧客からメールで受領した注文情報の入力

顧客からの注文をメールで受け取り、その情報を基幹システムへスタッフが入力する必要がある場合、情報の入力をRPAによって自動化することが可能です。

RPAを導入することで注文情報を入力する際のミスを削減でき、メールが届いた直後に基幹システムへ反映されるため、業務のロスがほとんどありません。

また、メール受信から基幹システムへの反映までを自動化できるため、従業員が常駐していなくても24時間受け付けることが可能となりました。

インターネットバンキングから出力した入出金データを会計システムに入力

会計システムによっては銀行と連携して自動で入力し、仕分けを行う必要もありますが、会計システムと銀行が連携していない場合は入出金のデータを入力する作業が必要です。

インターネットバンキングからCSV形式などでデータを取得し、それを会計システムにインポートするといった作業もRPAで自動化することができます。

人の手で行う場合でもそれほど手間がかかる作業ではありませんが、自動化することで一定時間ごとに動作させることが可能になります。

そのため、一定時間ごとに反映させればリアルタイムに近い形で基幹システムへ反映させることが可能になりました。

Excelで作成した予算ファイルの情報の転記

業務中にExcelでファイルを作成することは少なくなく、特に従来通りの業務フローであればExcelを利用している方は多いでしょう。

たとえば予算ファイルをExcelで作成した場合、それを基幹システムへ反映させるためにはデータ入力が必要になります。

RPAではシステムを横断することもできるため、Excelのデータでも問題なく基幹システムへ自動で入力することができます。

エクセル業務の自動化に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。

RPAによるExcel業務自動化のコツ｜マクロとの違いや事例を紹介

経費精算システムからのデータ転記

経費精算などが必要な際、Excelでの内容を会計システムへインポートするという企業は多くありますが、データ入出力機能がなければ一つ一つ転記する必要があり、手間と時間がかかってしまいます。

RPAは経費精算システムを扱うことも可能であり、RPAを活用することで経費精算システムのデータを会計システムへ自動で転記することができるようになります。

あらかじめ連携する仕組みがあれば良いですが、別々のシステムを使う場合は手作業で転記作業を行う必要があるため、そこに対してRPAを活用すれば業務効率化を図ることが可能です。

基幹システムとRPAを組み合わせる際のコツ

基幹システムとRPAを組み合わせることで非常に大きな効果を得られますが、具体的にどのような業務にRPAを取り入れて効率化するとより良いのかという判断は難しいことも少なくありません。

ここでは、基幹システムとRPAを効果的に組み合わせるコツをご紹介します。

業務の棚卸しをする

まずはじめに、現在行っている業務の棚卸しを行うことをおすすめします。

現在行っている業務を洗い出し、毎日行っている毎週行っているといった定期的に行う業務を抽出します。

そのほかにも、面倒に感じている業務や、転記とデータの加工と更新、データのアップロード、リマインドといった単純作業はどのようなものがあるかも考えます。

こうした業務はRPAでの自動化に向いている業務であるため、そのなかからどのように業務を改善していくか考えるのが良いでしょう。

業務を作業に分解し、やりやすい作業から始める

業務内容を見直した際、一つの作業でもさらに分解して小さな作業と捉えることができる場合があります。

RPAでの自動化は単純な作業がメインであり、複雑なことにはそれほど対応できません。

そのため、まずは業務を分解して簡単な作業へ変換し、そのなかから自動化しやすい作業を選んで自動化を進めていくと良いでしょう。

場合によっては分解した作業の内、一部はRPAによる自動化、一部は人が行うといった方法も見つけられるかもしれません。

業務にはどうしても人が関わらなければならない部分もあるため、そういった部分は無理に自動化しようとする必要はないでしょう。

RPAができることを理解する

RPAはどんな業務でも自動化できる便利なツールというわけではありません。

基本的にシンプルな操作を自動化するものであり、複雑な操作になればなるほど指示が複雑になるため、自動化するコストに見合わなくなってしまいます。

社員の勤怠管理や請求書の作成、会計ソフトへのデータ入力など、単純な作業を繰り返し行うような業務は自動化に向いています。

しかし、自分で考えて作業しなければならない業務はRPAではできない場合が多く、データがフォーマット通りでないイレギュラーだった場合などは対応できません。

そのため、RPAは何ができて何ができないのかという部分をしっかりと理解することが肝心です。

下記の記事では具体的に解説しているので、併せてご確認ください。

RPAでできること｜どんな業務を自動化できるのか

内容を全社で共有する

RPAを導入して活用した情報は全社で共有するのが良いでしょう。

いきなりRPAを全社で活用するのは難しいため、はじめはスモールスタートで始める会社も多いです。その場合、他の部署への活用事例等の情報が届かないような状態になりがちです。

特定の部署では効果的にRPAを運用できているのに、その情報がほかへ共有されなければ会社全体としての効率化は進んでいきません。

RPAを導入した結果はきちんと情報共有することが大切であるため、社内のイントラネットで共有したり、社内コンテストを開催して担当者を表彰するなどのイベントを開催し、しっかり共有できる仕組み作りが重要です。

このようにコツコツと成功体験を積んでいきながら共有していくことで、ほかの部分にも展開できるという意識を持つことができるでしょう。

RPA導入ならアシロボにお任せください

基幹システムにRPAを組み合わせることで、効率化をより推進することができますが、RPAにはさまざまなツールが存在します。

そのため、具体的にどのRPAを導入するのが良いかと気になるところではないでしょうか。

「現在RPAの導入を考えている」や「自社に合っているRPAを見つけたい」という場合は、インストール型のRPA『アシロボ』にお任せください。

ここでは、アシロボの特徴について解説します。

基幹システムとの連携事例も多くあります

アシロボは基幹システムとRPAの連携をしている事例も多くあります。

オブジェクト認識やキー操作、マウス移動で操作可能であり、多くの企業で基幹システムと連携しているという実績があります。

また、どのように動くのかなどを導入前に相談で実際に動かしながら確認できるため、導入後も安心です。

操作説明会・導入前相談も行っています

RPAを導入する際に気になるのが、実際に導入して操作できるのかという部分ではないでしょうか。

特にIT系に強い人材が在籍していない企業の場合は、社員を教育する必要もあるでしょう。

アシロボでは操作説明会を行っているため、操作説明会へ参加することで現場の社員がRPAを操作できるようになります。

また、無料の導入前相談もあるため、「導入してみてから上手く活用できなかった」という心配はありません。

特に中小企業では、こうしたサポートを受けながらRPAの導入を進めていくことで、より理想的な業務の自動化を図ることができるようになります。

操作が簡単で現場で使いやすいRPAです

アシロボは数あるRPAツールのなかでも比較的操作が簡単な部類です。

そのため、IT系の知識やプログラミング知識などがほとんどない方でも数時間の学習でRPAを活用できるようになります。

簡単な操作で基幹システムとの連携も可能なので、IT系人材が居ない現場でも問題なく導入することができるでしょう。

月5万円～使用可能で業界最安値クラス

新しいシステムを導入する際には、コストについても気にする必要があります。

アシロボは、1契約パソコン2台分で月額は5万円となっており、業界全体のなかで最安値の水準です。

そのため、規模の小さい会社でも最小限の負担で導入することができます。

また、導入コストが比較的安いため、「一度導入して効果測定を行ってみる」という判断もできるでしょう。

まとめ

基幹システム（ERP）とRPAの違いや組み合わせるコツや事例などを解説してきました。

基幹システムとRPAを組み合わせることで業務効率化を大きく推進することができるほか、ヒューマンエラーの防止といったメリットがあります。

また、現在の日本は少子高齢化が進んでいるため、今後も人手不足が加速していくと予想されます。

業務をできる限り効率化することで人手不足に備えることができ、現在働いている従業員の働き方改革も進めることができるでしょう。

「低コストで導入できるRPAを探している」「はじめてRPAを導入するから不安」というような場合は、ぜひアシロボを検討してみてください。