公開日:2023.12.15 更新日:2024.02.29

事務処理を効率化させるアイデア5選|成功事例や役立つツールを紹介

概要

少子化や企業の人手不足が懸念される中、事務処理の効率化を目的としたRPAの利用が注目されています。RPAは、事務処理の業務を自動化するツールです。事務処理の効率化だけではなく、さまざまな業務の生産性を高めてくれます。今回は、事務処理の効率化に成功した事例の紹介もしていますので、ぜひ参考にしてください。

事務処理を効率化させるためのアイデア5選

事務処理の効率化が図れると、作業効率がアップし、社内の生産性も向上します。仕事が遅い、または思うようにはかどらないと感じている方は、必要以上の業務を遂行している懸念もあります。
そこで、ここでは事務処理を効率化させるためのアイデアを5つ紹介します。

  1. 業務の棚卸し、無駄を削減する
  2. ペーパーレス化、データ化する
  3. データの整理をする
  4. 資料のフォーマットを作成する等定型化する
  5. 個人の作業効率を上げる

業務のムダを省き、作業効率を向上させましょう。では、詳しい内容をまとめます。

業務の棚卸し、無駄を削減する

まず、業務フローや社内マニュアルの見直しを行い、現在行っている業務内容を可視化させましょう。どのような業務を行っているか、無駄な部分はないかなどをチェックし、不要な業務は削除していきます。

非効率な業務や問題点を見つけることも、作業の効率化には必要です。非効率な業務は、どのようにすればスムーズに作業が行われるかを話し合います。同じ作業を何度も繰り返して時間や手間がかかるものは、ツールやシステムの利用も検討しましょう。

また、ボトルネックとなる問題点を見つけたら、改善点を検討します。業務マニュアルを作成して他の従業員と一緒に行うなど、一人で抱え込まないようにするのがポイントです。

ペーパーレス化、データ化する

社内の業務内容や顧客情報をデータ化することで、検索機能で必要な情報を得られるようになります。紙の書類をファイル化して保存するよりも電子データ化を行う方が、社内で情報を共有化でき、取り出すスピードもアップします。
また、ペーパーレス化を進めると保存場所が不要になり、書類を出力するための紙類やまとめるためのバインダーなどの諸費用もカットできるため、コストを抑えられます。デスク周りの書類の整頓なども不要になるため、探す手間と時間が大幅に削減可能です。

データの整理をする

既存データの整理整頓を行うことも、事務処理の効率化に有効です。不要なデータの削除や、情報を共有フォルダに移動させて業務の属人化を防ぐなど、個人に留まらず部署内でPC上のデータの整理整頓を行うことが必要です。
また、あらかじめ定型文を辞書登録しておいたり、Excelの関数の一覧表を作成して部署内で共有するなども、業務の効率化に役立ちます。作業しやすい環境づくりを心掛け、文書や表計算機能の作成効率をアップしましょう。

資料のフォーマットを作成する等定型化する

社内で作成される頻度の高い文書や資料は、共通のフォーマットを準備することで、作業の効率化を図れます。たとえば納品書や請求書は社内テンプレートを作成し、定型化することで、必要項目を変更するだけで誰でも簡単に作業可能です。
また、作業の定型化を行うために、マニュアルを作成することもおすすめです。日々行う業務をマニュアル化することで、業務の滞りをなくします。従業員の作業工程を統一できれば、ミスの発生やボトルネックの発見に役立ちます。

個人の作業効率を上げる

個人の作業効率を上げるためには、パソコンを新しくしたり、モニターを2つにしたりするなどの設備投資も有効です。古いPCは処理能力が低いため、処理時間がかかり、思うように仕事がはかどりません。
ハード面の投資は、導入コストはかかるものの、長期的な視点で捉えれば、費用対効果が望めます。また、ショートカットキーを使う、メールチェックはまとめて決められた時間に行うなどの対策は、時間短縮に効果的です。

事務処理の業務効率化に役立つツール

事務処理の業務効率化に役立つツール

事務処理の業務効率化に、ツールを利用するのもおすすめです。ここでは、業務効率化に役立つツールを6つ紹介します。

  • RPA
  • AI-OCR
  • オンラインストレージ
  • タスク管理ツール
  • マニュアル作成ツール
  • 社内FAQツール

では、詳しい内容をみていきましょう。

RPA

RPAは、日々繰り返されるルーチンワークの自動化を図るために有効なツールです。あらかじめロボットにシナリオを設定しておけば、人間の指示をその都度必要とせずに、シナリオ通りの作業で業務を遂行します。
特に勤怠業務の管理データや伝票データなど、大量の情報を入力する作業に便利です。一度入力したルールをロボットが記憶するため、その後もルールを継続して同じようにデータを自動入力してくれます。

AI-OCR

AI-OCRとは、紙の書類をカメラやスキャナーで読み取り、自動でデータを電子化できるツールです。企業やお店ごとにレイアウトが異なる伝票は、手動で情報を入力せざるを得ませんでしたが、AI-OCRなら一瞬で必要な情報を読み取りデータ化してくれます。
これは、従来のOCRにAI機能が搭載されたことで、手書きの文字の読み込みができるようになったからです。読み取りを間違えてしまった情報も一度訂正すればAIが記憶し、次回から正しく読みこんでくれるため、月末などの作業に大変役立ちます。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネット上にデータの保存を行うサービスです。AppleのiCloudやGoogleのGoogle Driveなどが有名です。1つの業務内で情報を共有したい場合にわざわざ出力する必要がないため、作業の手間と時間とコストを減らせます。
業務に参加している社員を任意のメンバーとして設定しておけば、クラウドサービスにより時間や場所を選ばず閲覧が可能なため、業務の情報をいち早く共有できます。必要な容量の大きさによって、無料か有料かを選べます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、業務の進捗状況や業務に取り掛かっている個々の作業状況、課題やそれぞれのToDoの把握などを行うツールです。ツールを見ると、個々の業務における進捗状況がひと目で分かるため、上司や先輩社員などのヘルプやサポートを受けやすいです。
また、やらなければいけないことをToDoリスト化しているため、タスク漏れの心配もありません。タスクの状況がひと目で分かるため、社員のモチベーション維持にも有効です。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールとは、マニュアルを手軽に作成できるツールのことです。クラウド型のマニュアル作成ツールなら、社内外の場所を問わずにマニュアルの作成や閲覧ができます。
通常、マニュアルはWordやExcelなどを使用して作られます。しかし作成には膨大な時間と手間を要します。マニュアル作成ツールならテンプレートの準備があるため、テキスト入力を行い内容に合ったテンプレート画像を選ぶだけです。
そのため、圧倒的に時間も手間もかけずにマニュアルが作成できます。また、オンライン上で公開するため、閲覧も各々が行え、同時刻でも見ることができるという利点もあります。

社内FAQツール

社内FAQツールとは、社内で業務を行う上で悩んだり疑問に思ったりしたことに答えたものです。通常のQ&Aとは異なり、社内業務上で上がってくる質問の中でも、声が多く寄せられたものをピックアップしています。
社内FAQツールを作成することで、得られるメリットは下記の3つです。

  • 社員からの問い合わせにその都度対応する必要がなくなる
  • 業務上でわからないことがあっても、誰に相談すればいいか悩んだり、相談相手を探したりする時間と手間がなくなる
  • 新人教育にかける膨大な時間とコストを大幅に軽減できる

また、社内FAQツールを使えば、マニュアルと同様に業務の標準化が図れます。仕事がある一定の社員に偏らない、業務上のボトルネックが明確化しやすい、ミスや悩みを打ち明けやすいなどの良い点もあります。

事務処理の効率化ならRPAがおすすめ

事務処理の効率化ならRPAがおすすめ

事務処理業務にはいつの間にかルーチンワークになっている業務も多く、定型で日々繰り返している仕事も多くあるでしょう。事務処理の効率化には、RPAの利用がおすすめです。
また、事務処理業務にはExcelを用いた作業が多いです。Excelの入力業務には、繰り返しの入力を行うものや、情報量が多くデータの入力に膨大な時間と人員を費やします。ここで作業の自動化を図るRPAツールを利用すれば、入力業務の負担軽減だけではなく、単純作業による人的ミスの防止や、確認のために費やされる時間も大幅に削減できます。

RPAで事務処理を効率化させる流れ

RPAで事務処理を効率化させるためには、導入するためのステップがあります。ここでは、RPAを導入する場合のステップを6つ紹介します。

  1. 自動化させたい業務を見つける
  2. 業務の流れを確認する
  3. 導入するRPAを選定する
  4. RPAに関する教育を社員に行う
  5. RPAの管理についてのルールを決める
  6. 社内で事例を共有する

それでは、詳しい内容をまとめていきましょう・

1. 自動化させたい業務を見つける

まずは自動化させたい業務を見つけるため、業務の棚卸しを行いましょう。社内にはどのような業務があるのかを洗い出し、自動化に適したものをピックアップしていきます。自動化に適した業務とは、主に以下のような特徴のある業務のことです。

  • ルール変更がなく、作業手順がシンプルなもの
  • 毎月やそれ以上の頻度の高い業務
  • 繰り返し作業が多い業務
  • 業務に時間のかかるもの
  • ルールを定めやすいもの

上記のような業務は生産性が低く、工数ばかりを必要とするものが多いです。そのため、作業を担当する社員のモチベーション維持が難しいという特徴を持っています。月末月初の勤怠管理の集計業務や日報の作成などが、それにあたります。

2. 業務の流れを確認する

自動化させたい業務を見つけたら、次は業務の流れを確認しましょう。RPAを動かすシナリオを成功させるためには、できるだけ人が関わる業務をなくすことが重要です。ロボットが最大限に力を発揮できるようにするためには、どのようなフローが必要か検討します。業務の流れの確認には、現場で実際に働いている方の意見を、必ず取り入れましょう。

3. 導入するRPAを選定する

自動化させたい業務、流れの確認が終わったら、導入するRPAツールの選定を行います。RPAツールのそれぞれ得意分野と不得意分野を把握し、自社業務に適性のあるものを選びましょう。
また、既に導入されているシステムとの相性は良いか、導入コストは費用対効果に含まれているかなどを調査します。また、初めてRPAツールの導入を行うなら、手厚いサポートが受けられるもの、アフターサービスが充実しているツールを選択すると良いでしょう。

4. RPAに関する教育を社員に行う

RPAツールの導入後、窓口になる担当者の設置はもちろんですが、業務が担当者に集中しないようにRPAに関する教育を他の社員にも行わなければいけません。RPAは、エンジニアなどの特別なスキルを持った人にしか使えないと思われがちですが、実は違います。
RPAの利用には、必ずしもプログラミングを行う技術は必要ありません。実際にRPAツールを利用するのは、経理や営業といったプログラミングの技術を持たない人がほとんどですが、操作方法を正しく身に付ければ多くの人が問題なく使用できます。
RPAツールのベンダーやサポートセンターには、社内の人材育成にも力を貸してくれるところがあります。研修を無料で提供しているベンダーもありますので、社内での教育が難しい場合は外部の力を借りましょう。

5. RPAの管理についてのルールを決める

RPAの導入後、管理についてのルールを決めましょう。ルール整備が行われていないと、RPAの稼働状況の把握が難しくなります。複数のRPAの稼働が重複して、コストが余計にかかっていたり、エラーによってシナリオ通りの業務を遂行していないなどのトラブルが起きる場合もあります。また、トラブルやエラーが起きた時に、担当者が不明瞭だと適切な対応ができません。
RPAを正しく運用できるよう、ルールを制定し、運用ガイドラインの作成を行いましょう。全体の管理者の設定はもちろんですが、複数の部署でRPAを稼働を行う場合は、部署ごとに担当者や責任者を設けることも業務の属人化を防ぐために必要です。

6. 社内で事例を共有する

RPAの管理についてルールが決まったら、次は社内で事例を共有を行います。RPAは、知識の共有が難しく、メリットを伝えてもイメージしづらい傾向にあり、社内の共感を得られにくいです。
実際の活用事例を共有することでRPAへの理解を深めてもらい、メリットを共有するのです。RPAを積極的に導入して、事務処理を効率化させましょう。

RPAで事務処理の効率化に成功した事例

それでは実際に、RPAで事務処理の効率化に成功した3つの事例を紹介します。

契約書作成

ある不動産会社では契約書類を多数作成しなけらばならず、日々業務に追われていました。しかしRPA導入後は、契約書作成に必要な情報をエクセルにまとめておき、RPAを動かすことで、必要な書類がすべて自動でフォルダに作成されるようになりました。

RPAの導入後、クラウドでの契約の場合は人間が最終チェックを行った後、データの登録を送信するだけとなるため、業務の効率化が可能です。書面での契約の場合は、RPAにより印刷まで自動化してくれるため、大幅に作業時間の工数削減ができました。

フォルダ・ファイル整理

メールの受信の際に、一定のルールに基づき、自動振り分けを行うRPAツールの活用事例です。顧客からメールで送付されてくるパスワード付き圧縮ファイルに対して、次のようなシナリオを作成し、RPAを稼働させました。

  1. メールに添付された、パスワード付き圧縮ファイルを解凍
  2. 命名ルールに基づきファイルの名前を変更
  3. 社内のファイルサーバーの所定の場所に格納

3つの業務を自動化することで、メールの選別作業による工数の削減が実現しました。

オフィス備品の発注、請求処理

オフィス備品の発注にRPAを導入し、発注書の作成の自動化を実現しました。手書きで発注書を作成した場合、書き損じや数の指定ミスが減り、手間や時間のコストカットだけではなく、正確な発注が可能になりました。
また請求処理についても、一度入力した取引先等の会社名や住所はロボットが記憶しているため、請求書の宛名違いや書き間違いなどのミスを防いでくれます。また、24時間稼働でいつでも請求業務を遂行できるため、日中の仕事の負担を軽減してくれました。

RPA導入ならアシロボにお任せください

RPA導入ならアシロボにお任せください

事務業務の効率化に便利なRPAですが、種類が多くてどのRPAを選んでいいか分からないとお悩みの方も多いでしょう。もしツール選びに迷われているのなら、「アシロボ」がおすすめです。
アシロボは、業界最短クラスでのツールの取得・運営を可能にしてくれます。マクロが組める方なら90分、そうでない方でもたった7時間で実践で使える知識や技術を習得できます。
月額5万円で、2つのライセンスを取得でき、導入後のサポートも一切無料です。導入前でもオンラインの操作説明会に参加できる点や、官公庁も導入する、万全のセキュリティ体制を保持する点でも安心して利用できると高い評価を受けています。

まとめ

少子化や働き手の不足により、企業の人材不足が深刻です。そのため、企業は少ない人数で生産性の高い業務を行わなければいけません。企業が業務の効率化を目指すために、RPAの重要性が高まってきています。
RPA導入のきっかけはさまざまです。しかし業務の効率化を図ることで得られる企業のメリットは大きく、社員ひとりひとりの生活にも影響を及ぼすでしょう。しかし、社内のエンジニアの不在や導入コストの問題などで、不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが「アシロボ」です。アシロボは、月額5万円という低価格で始められ、導入後の追加費用は一切なく、手厚いサポートが受けられるとお客様から評価いただいています。導入ツールの選定に迷ったら、ぜひアシロボにお任せください。

アシロボRPAセミナー

アシロボはRPAに関するセミナーやイベントを開催しています

セミナー・イベント情報を見る
アシロボRPAセミナー